Cómo subsanar los errores en las cuentas anuales

Las cuentas anuales son el informe que las sociedades, tanto Anónimas como Limitadas, deben presentar al Registro Mercantil. Son un ejercicio complicado de contabilidad y destreza, ya que todos los datos financieros del año deben transcribirse a una serie de modelos oficiales.

Los errores o modificaciones posteriores, como cabe esperar, ocurren con frecuencia. Con tanta frecuencia que el Registro Mercantil ha creado medios para solucionarlos.

Si has detectado un error en las cuentas anuales de tu sociedad después de presentarlas aquí te damos una guía para corregirlos.

Errores de transcripción

Si el error ocurrió al transcribir los datos a los modelos oficiales quiere decir que las cuentas anuales fueron realizadas correctamente pero se cometió un error al presentar la información al Registro Mercantil, por lo que no es necesario realizarlas de nuevo. En este caso, el administrador deberá:

• Presentar una certificación en la que indique los datos a corregir y los datos correctos.
• Solicitar al Registro que incorpore el documento a las cuentas anuales.
• Adjuntar los documentos solicitados para su correcto depósito.

Errores contables

En este caso es necesario evaluar la relevancia del error, que dependerá de qué tan fiel es la imagen que las cuentas ofrecen sobre la situación contable de la empresa.

Los errores menos importantes, por ejemplo que se califique un crédito como a corto plazo cuando era a largo, pueden corregirse en el ejercicio siguiente:

• El ajuste se hace directamente al patrimonio neto, indicando que se trata de una corrección retroactiva.
• Para que la corrección se refleje en el Estado Total de Cambios en el Patrimonio Neto, también deberá señalarse en la comparativa con el ejercicio anterior, indicando:
  • La naturaleza del error
  • El ejercicio en que se produjo
  • El importe que implica
  • Las partidas

Los errores contables importantes, como una consignación incorrecta de los ingresos o egresos de la sociedad debe subsanarse solicitando una reformulación de cuentas.

En este caso, será necesario reformular las cuentas y después:

• Hacer una junta para que los miembros de la sociedad las aprueben y firmen un documento en la que conste que quedan sin efectos los acuerdos de la reunión anterior.
• Emitir una certificación en la que
  • se explique que se presentan nuevas cuentas.
  • se detallen los errores encontrados en las anteriores.

Esta certificación deberá ser entregada por el administrador, quien solicitará al Registro que las incorpore al archivo y adjuntará los documentos solicitados para su correcto depósito.

El Registro Mercantil permite la presentación de nuevas cuentas únicamente cuando los errores afectan significativamente la imagen del estado de la empresa presentado en el informe. Estos errores son fáciles de prevenir con el uso de un software de contabilidad online, que puede almacenar la información a lo largo del año y generar informes en pocos minutos.