Solución ERP: mejora y rentabilidad para las empresas

La globalización obliga a las pymes a buscar la diferenciación por la vía de la mejora continua, la innovación y la rentabilidad de todos sus procesos.

Para formar parte activa de la nueva economía globalizada las pymes deberán –entre otras cosas- gestionar y administrar todos sus procesos críticos, desde la producción hasta las ventas, pasando por la contabilidad o la tesorería, de una manera eficiente y rentable. El primer paso para lograrlo es aceptar que la tecnología es imprescindible para automatizar, asegurar y optimizar los procesos.

Utilizar una solución ERP, sin embargo, puede generar conflictos internos. Bien por desconocimiento, bien por falta de entendimiento o sencillamente, por el miedo que provocan los cambios. Para solventar estas cuestiones es importante que quienes lideren el proyecto informen con claridad sobre el mismo, a todos los implicados.

Como tomar la decisión no es fácil, te propongo algunas cuestiones que pueden ayudarte.

1. Detectar la necesidad del cambio. Determinar por qué hay que cambiar y los procesos o tareas o modos de ejecución que deben modificarse. Solo poniendo sobre la mesa los problemas es más fácil encontrar las soluciones. Por lo tanto, alinear situación actual y consecuencias (beneficios) del cambio.
2. Establecer objetivos claros y cuantificables a conseguir con la solución ERP.
3. Tomar el mando. Liderar el proyecto es imprescindible igual que lograr la implicación de la gerencia y los responsables de área.
4. Hablamos de una decisión que provocará un cambio sustancial en el modo de trabajar y organizar, por lo tanto, hay que contar las cosas de una manera clara, sencilla y transparente.
5. Definir una hoja de ruta. Una vez tomada la decisión, el momento y el lugar es aquí y ahora. La alineación con el proveedor de ERP es fundamental para cumplir plazos y garantizar el éxito.
6. Ser claros con los logros conseguidos y los hitos pendientes. Compartir claramente y con transparencia los logros que se van consiguiendo ayuda a mantener a la gente motivada y entusiasmada. Y, de la misma manera, explicar abiertamente los fallos hace que la gente se comprometa a superarlos.
7. Formar a los usuarios. No sirve de nada poner al alcance de la gente una herramienta potente si quienes van a usarla no saben qué hacer con ella, para qué sirve ni cómo utilizarla. Por lo tanto, hay que planificar la formación necesaria acorde a los requerimientos de cada usuario.
8. Comprobar y poner en funcionamiento. El último paso antes de la entrada en producción es comprobar que se han cumplido los objetivos propuestos, los plazos establecidos y que el ERP hace lo que se quería que hiciera antes de iniciar el cambio.

Siguiendo estos pasos es posible que, a pesar del miedo que puede provocar la decisión de implantar un ERP, se consiga mantener la calma y consolidar las mejoras que se pretendían conseguir.