Todo lo que debes saber antes de adquirir un ERP

Seguro que muchas veces hemos oído hablar sobre ERP, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning). Pero tal vez no estamos del todo seguros de lo que significa y, sobre todo, de cómo puede ayudarnos en nuestra empresa; especialmente en aquellas de pequeño o mediano tamaño. Por eso vamos a ver qué es un ERP, proporcionando toda la información necesaria para aquellos que estén pensando en su adopción en la empresa.

Existen una serie de mitos o prejuicios sobre este tipo de programas que no son del todo ciertos. Un ejemplo, se piensa que son programas caros, que no se adaptan a las exigencias del negocio o que los costes de implementación y mantenimiento son muy elevados.

Qué es un ERP

Un ERP es un software que integra los procesos cotidianos de la empresa, entre los que se pueden destacar los siguientes: gestión de inventario y pedidos, contabilidad, recursos humanos, gestión de la relación con los clientes (CRM) y alguno más dependiendo del sector en el que se mueva la empresa.

Además, toda la información se encuentra conectada, ya que los usuarios de diferentes departamentos tienen una base de datos común, por lo que, cuando se realiza la venta de un producto, automáticamente se resta en el stock de almacén, se genera una factura que pasa a contabilidad o se añade la información en los datos del cliente en el CRM. Esto supone un gran ahorro de trabajo y costes para las empresas.

Para qué sirve un ERP

En la empresa, un ERP sirve para mejorar la capacidad de gestión y colaboración entre los distintos empleados y departamentos y equipos de la organización. Esto se traduce en una mejora de la productividad y que dos personas no tengan que introducir los datos dos veces, una vez en la aplicación de almacén y los mismos datos, para la aplicación de contabilidad, por ejemplo.

También facilitará el acceso a los datos de la empresa, de manera que ya no se toman decisiones en función de datos desactualizados. Es decir, ofrece información exacta en tiempo real, que permite controlar pedidos de material en función de las ventas previstas o las expectativas fijadas.

Gracias a él, se dispondrá de un depósito central de información, donde todos los departamentos vuelcan su información y obtienen los datos que necesitan. Esto hace que los datos de la empresa sean más fáciles de mantener, realizar copias de seguridad, etc.

Un ERP también proporciona un método de análisis. Como consecuencia de la centralización de la información, se pueden extraer análisis y datos en forma de informes que te permiten controlar en todo momento como marcha el negocio, un proyecto, etc.

Resultados que podemos obtener

Un ERP es una buena solución para las empresas de mayor tamaño. Para las medianas o pequeñas quizás, antes de implementarlo, deberían preguntarse si han sobrepasado sus capacidades con su software de contabilidad y el resto de aplicaciones que utiliza. Si estos programas no lastran la productividad, quizás todavía no lo necesiten.

Un ERP es como un traje a medida pero para que funcione es necesario definir bien los requisitos para su implantación. De otra forma no funcionará y el resultado puede que no cumpla las expectativas. No solo se trata de la formación de los empleados, también de cómo va a modificar el uso del ERP la forma de trabajar en las empresas.

Por último, es necesario comprobar que el ERP es una solución flexible, que se adapte a su uso desde dispositivos móviles o se pueda trabajar desde la nube. Si se cumplen todos estos requisitos, lo cierto es que los resultados pueden ser excelentes.

El precio de los ERP

Aunque su coste pueda suponer en un principio una barrera, lo que los directivos tienen que tener en mente es que el retorno de la inversión si se implanta con éxito está prácticamente garantizado.

Además, durante los últimos años, su precio ha disminuido de forma considerable con el desarrollo de soluciones en la nube. Esto facilita el pago por uso, de manera que la empresa contrata módulos según vaya necesitándolos y empresas de tamaño pequeño pueden acceder a estas potentes herramientas de gestión.

A la vez, una nueva empresa que sea pequeña y no tenga demasiados procesos empresariales o no estén del todo bien definidos, o no cuente con sistemas informáticos sofisticados, será capaz de implementar y de usar una solución ERP en la nube de manera fácil y rápida.

Para las empresas con más tiempo en el negocio, que arrastran soluciones de software y datos desde hace años, pueden necesitar un tipo diferente de solución que requiera más tiempo para planificarla e implementarla, incluso si quieren dar el salto a la nube. Pero seguro que hay una solución que se amolda a sus necesidades.

Fuente: Blog Sage